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Come Scrivere un Accordo per Terminare la Locazione

Scrivere un accordo per terminare la locazione consensualmente è un’operazione che conviene impostare con rigore, perché mette fine a un rapporto giuridico che ha prodotto diritti e obblighi per mesi o anni. Un documento chiaro evita contenziosi futuri, accelera la restituzione della cauzione, chiude correttamente le posizioni fiscali, fotografa lo stato dell’immobile e la riconsegna delle chiavi e mette nero su bianco eventuali importi a saldo. L’accordo di risoluzione consensuale, a differenza della disdetta unilaterale o del recesso per gravi motivi, nasce dall’incontro delle volontà: locatore e conduttore decidono insieme la data di cessazione, il perimetro delle rinunce e i reciproci adempimenti. Per scriverlo bene occorre richiamare il contratto, fissare con precisione la decorrenza della cessazione, disciplinare consegna e stato dell’immobile, definire il trattamento del deposito cauzionale e di eventuali conguagli, regolare chi sostiene gli oneri di registrazione della risoluzione e rilasciare liberatorie incrociate. La guida che segue offre un percorso pratico per costruire un accordo solido, valido tanto per locazioni abitative quanto per quelle ad uso diverso, segnalando le differenze più rilevanti e gli adempimenti verso l’Agenzia delle Entrate.

Richiamare il contratto e identificare le parti

Ogni accordo inizia identificando esattamente chi lo sottoscrive e da quale rapporto nasce. È indispensabile riportare i dati del locatore e del conduttore, compresi eventuali comproprietari e co-conduttori, con i rispettivi codici fiscali e recapiti. Occorre richiamare il contratto di locazione originario indicando data, durata, indirizzo dell’immobile, eventuali pertinenze, canone pattuito e registrazione. Se il contratto è stato oggetto di proroghe o cessioni, si ricordano in una premessa con i loro estremi. Questo blocco iniziale crea il collegamento giuridico tra l’accordo e il rapporto che si intende cessare, rendendo inequivoca l’unità immobiliare interessata e le persone obbligate. In presenza di garante, è opportuno coinvolgerlo tra le parti che prendono atto della cessazione, in modo che la liberatoria lo riguardi espressamente. Quando il locatore opera tramite società o il conduttore è impresa, si indicano denominazione, sede, codice fiscale/partita IVA e il legale rappresentante che firma.

Oggetto e decorrenza della risoluzione

Il centro dell’accordo è la dichiarazione congiunta di voler porre fine alla locazione. Qui si scrive che le parti convengono la risoluzione consensuale del contratto a decorrere da una data precisa, che diventa la data di cessazione del rapporto. La scelta del giorno non è neutra, perché aggancia tempi e calcoli di canoni, oneri e imposte. È pratica comune allineare la cessazione all’ultimo giorno di un mese, ma nulla vieta di concordare una data intermedia se ci sono ragioni organizzative. L’accordo può prevedere che il conduttore lasci i locali entro un’ora determinata e che le chiavi vengano consegnate contestualmente alla sottoscrizione o in sede di verbale di riconsegna. Quando il conduttore ha dato disdetta con preavviso inferiore a quello contrattuale, l’accordo può formalizzare la rinuncia del locatore al periodo residuo e una eventuale indennità sostitutiva concordata. In locazione abitativa, la risoluzione consensuale rende superfluo il preavviso, mentre il recesso unilaterale per gravi motivi ex articolo 3 della legge 431/1998 richiede i sei mesi salvo diverso patto; è dunque l’accordo a derogare di comune intesa. Nelle locazioni ad uso diverso, il recesso per gravi motivi ex articolo 27 della legge 392/1978 prevede lo stesso preavviso di sei mesi, ma l’intesa reciproca può fissare termini diversi senza confliggere con la norma.

Verbale di riconsegna e stato dell’immobile

Per evitare discussioni postume, l’accordo dovrebbe richiamare un verbale di riconsegna in cui si descrive lo stato dell’immobile al momento della cessazione. È un documento separato ma collegato, che si firma lo stesso giorno o entro poche ore dalla restituzione, con lettura dei contatori, consegna di tutte le chiavi, codici e radiocomandi, eventuali fotografie, elenco delle dotazioni e delle pertinenze. Nel verbale si annotano eventuali danni oltre il normale uso, si quantificano in modo congiunto gli interventi di ripristino accettati dal conduttore e si specifica se vi sono lavori che il conduttore svolgerà prima della data di rilascio. L’accordo richiama questo verbale dichiarando che la riconsegna nei termini e nello stato concordato è condizione per la restituzione della cauzione e per il rilascio della liberatoria. Nel caso in cui al rilascio residuino piccoli interventi, è preferibile quantificarli e imputarli a conguaglio sulla cauzione piuttosto che lasciare margini generici che aprono a discrezionalità.

Deposito cauzionale, interessi e conguagli

Il trattamento della cauzione è un punto sensibile. L’accordo deve indicare l’ammontare del deposito trattenuto ai sensi del contratto, gli interessi maturati se previsti, e le condizioni e i tempi della sua restituzione. Una formula lineare prevede la restituzione entro un termine concreto a partire dalla riconsegna, ad esempio dieci o trenta giorni, previa verifica dell’assenza di danni, del saldo di canoni e oneri accessori e delle letture dei contatori. Se sono stati accertati danni o spese di ripristino, si può dettagliare l’importo che verrà trattenuto o, se non ancora quantificabile, stabilire un tetto massimo e l’impegno del locatore a fornire documentazione dei costi. In alternativa, si può concordare che il conduttore versi un importo a saldo per chiudere ogni pretesa, mentre il locatore restituisce integralmente la cauzione. Nel caso di canoni arretrati o utenze non pagate, l’accordo può prevedere la compensazione tra crediti e debiti esistenti, con la rinuncia reciproca a ulteriori richieste una volta effettuato il conguaglio. È utile prevedere che eventuali saldi per consumi a conguaglio, come riscaldamento centralizzato o acqua condominiale, saranno regolati quando approvati i rendiconti, indicando modalità di comunicazione e pagamento.

Utenze, TARI e volture

Le posizioni delle utenze individuali vanno chiuse o volturate coerentemente alla data di cessazione. L’accordo può fissare che il conduttore si impegna a richiedere l’interruzione o la voltura di luce, gas, acqua e internet e a fornire al locatore prova dell’avvenuta richiesta di chiusura o della lettura finale. Per la tassa rifiuti, è frequente che il conduttore presenti al Comune la dichiarazione di cessazione per interrompere l’addebito. Indicare queste azioni per iscritto aiuta a evitare addebiti successivi non dovuti. Se qualche utenza è condominiale con ripartizione a consuntivo, si ricorda che il conduttore resta tenuto alla quota pro rata fino alla data di rilascio, salva diversa pattuizione. Fissare per iscritto le letture dei contatori nel verbale di riconsegna crea la base per eventuali conguagli.

Liberatorie e rinunce reciproche

Un buon accordo chiude il rapporto anche sotto il profilo delle pretese future. Una clausola di liberatoria reciproca, subordinata all’adempimento di quanto pattuito, può stabilire che, una volta effettuata la restituzione della cauzione e dei conguagli, ciascuna parte dichiara di non avere più nulla a pretendere dall’altra per titoli collegati alla locazione cessata. È possibile distinguere tra liberatoria immediata, se tutto è regolato contestualmente, e liberatoria differita, se restano accertamenti minori. In ambito commerciale, la liberatoria può includere la rinuncia del conduttore all’indennità per la perdita di avviamento nel caso in cui l’accordo preveda la rinuncia al proseguimento del contratto e un equilibrio di compensazioni; va tuttavia considerato che l’indennità ex articolo 34 della legge 392/1978 ha natura di ordine pubblico e non sempre è rinunciabile in via preventiva se ricorrono i presupposti. Una valutazione con un professionista è opportuna quando si toccano questi profili.

Imposte e registrazione della risoluzione

Dal punto di vista fiscale, la risoluzione del contratto va comunicata all’Agenzia delle Entrate entro trenta giorni dalla data di cessazione. La registrazione si effettua con modello RLI, presentato telematicamente o presso gli uffici, indicando gli estremi del contratto e la data di risoluzione. È dovuta l’imposta di registro in misura fissa, pari a 67 euro, con F24 Elide utilizzando il codice tributo 1503; se il contratto era in cedolare secca, non si paga imposta di registro, ma resta l’obbligo di presentare il modello per comunicare l’evento. Le parti possono concordare a chi spetta l’onere dell’imposta; spesso viene posta a carico del conduttore o suddivisa. Riportare nell’accordo chi esegue l’adempimento e a carico di chi è il costo evita ritardi. Per le locazioni soggette a imposta di bollo, l’accordo cartaceo comporta marche da bollo nella misura vigente, mentre per la registrazione telematica l’imposta di bollo viene calcolata e addebitata dal sistema.

Forma, firma, data certa e allegati

Un accordo efficace usa un linguaggio chiaro, preciso, senza clausole ambigue. Deve essere redatto in forma scritta e sottoscritto da tutte le parti. Per dare data certa si può utilizzare la registrazione all’Agenzia delle Entrate, che viene richiesta comunque, oppure la sottoscrizione con firma digitale o lo scambio via PEC. Allegare copia dei documenti di identità, del contratto originario, dell’eventuale garanzia, del verbale di riconsegna con foto, delle letture dei contatori, delle ricevute di pagamento degli importi a saldo, rende il fascicolo completo. Se il pagamento di saldi e rimborsi non avviene contestualmente, è utile prevedere modalità e tempi con coordinate bancarie e una dichiarazione di quietanza che il locatore rilascerà a pagamento avvenuto. In caso di pluralità di conduttori, tutte le firme sono necessarie per liberare integralmente il locatore; le parti possono nominare un mandatario comune per la gestione delle comunicazioni e dei conguagli.

Particolarità delle locazioni ad uso diverso

Nei contratti ad uso commerciale, direzionale o artigianale entrano in gioco ulteriori aspetti. Il recesso anticipato per gravi motivi ex articolo 27 della legge 392/1978 resta una via unilaterale con preavviso di sei mesi, ma l’accordo consensuale può chiudere prima o modulare indennità e tempi. Se il contratto giunge alla prima scadenza e il locatore non intende rinnovare, l’indennità per perdita dell’avviamento commerciale può maturare; un accordo che contempli una rinuncia o una diversa misura dovrebbe bilanciare con benefici tangibili per il conduttore, come tempi ampliati per il rilascio o contributi alle spese di trasferimento. La consegna anticipata dei locali può incidere su TARI, oneri accessori e ripristini di opere eseguite; è prudente dettagliarli. Le comunicazioni al Comune per cessazione di attività o cambi di destinazione non sono parte dell’accordo, ma menzionare chi se ne fa carico evita omissioni. Anche le installazioni impiantistiche e i macchinari fissati ai locali vanno disciplinati: l’accordo può chiarire cosa resta e cosa viene rimosso e a quali condizioni.

Accordi con studenti, transitori e convivenze

Nelle locazioni per studenti universitari e nei contratti transitori, i tempi sono spesso più compressi. L’accordo di risoluzione consente di evitare preavvisi e penali quando le esigenze cambiano, purché il locatore sia d’accordo. È bene ricordare che in questi contratti i canoni sono spesso assistiti da agevolazioni fiscali; la risoluzione va comunicata in modo puntuale per non generare incongruenze nell’anno di imposta. Se la locazione riguarda una stanza in appartamento condiviso, l’accordo va circoscritto al singolo conduttore, con presa d’atto degli altri coinquilini o quantomeno del locatore, e deve regolare la consegna parziale delle chiavi e le ripartizioni delle spese fino alla data di uscita.

Trattamento dei dati personali

Come ogni documento contrattuale, anche l’accordo di risoluzione comporta il trattamento di dati personali. È buona prassi inserire un richiamo all’informativa privacy resa al momento del contratto, precisando che i dati sono trattati per finalità di gestione e cessazione del rapporto e per adempimenti fiscali. In caso di scambio via PEC o firma digitale, è utile ricordare che il trattamento avviene in ambiente sicuro e che le parti si impegnano a conservare i documenti con misure adeguate. Il garante, quando coinvolto, deve essere informato della cessazione del rapporto di garanzia.

Bozza di struttura dell’accordo

Per dare corpo al documento si può seguire uno schema ordinato. Dopo l’intestazione, una sezione di premesse identifica contratto e parti. Il paragrafo sull’oggetto dichiara la risoluzione consensuale con la data di cessazione. Seguono le clausole su consegna di chiavi e verbale di riconsegna, sullo stato dell’immobile, sulle letture dei contatori e sull’eventuale ripristino. Il blocco economico disciplina canone, oneri accessori, deposito cauzionale, interessi, conguagli e tempi di pagamento, con eventuale quietanza. Una clausola indica chi esegue la registrazione della risoluzione e a carico di chi sono imposta e bollo. Le liberatorie reciproche chiudono le pretese, subordinandole all’adempimento degli obblighi. Infine si riportano luogo, data e firme, con spazio per i dati del garante quando presente. Allegati come documenti, foto, verbale e ricevute completano l’accordo.

Errori da evitare e consigli finali

Gli errori più frequenti nascono da genericità e omissioni. Evitare formule vaghe come “la cauzione sarà restituita nei tempi di legge” senza indicare un termine concreto e condizioni specifiche. Non dimenticare di richiamare la registrazione della risoluzione: l’omissione genera imposte dovute e, in caso di accertamenti, sanzioni. Non lasciare in sospeso le letture dei contatori e la cessazione delle utenze, perché potrebbero tradursi in addebiti inattesi. Non usare liberatorie generiche prima di aver definito con precisione danni e conguagli. Evitare linguaggi tecnici incomprensibili: un testo chiaro facilita l’adesione e riduce malintesi. Un ultimo consiglio riguarda la forma: la firma contestuale in presenza, con consegna chiavi e verbale, è l’opzione più lineare; quando si ricorre a firme a distanza, usare PEC o firma digitale per dare certezza di data e paternità protegge entrambe le parti. In caso di locazioni complesse o commerciali, coinvolgere un professionista per verificare clausole sulla rinuncia a indennità di avviamento o sulla disciplina dei lavori eseguiti mette al riparo da errori costosi.

Conclusioni

Scrivere un accordo per terminare la locazione significa costruire una cornice trasparente e completa per chiudere un rapporto nella serenità. Identificare bene le parti e il contratto, fissare una data certa di cessazione, disciplinare consegna e stato dell’immobile, gestire con precisione cauzione e conguagli, ripartire gli oneri fiscali e scambiarsi liberatorie è la base di un buon documento. La registrazione presso l’Agenzia delle Entrate in tempi corretti e, quando necessario, la comunicazione agli enti per utenze e tributi completano il quadro. Ogni contratto ha le sue peculiarità, ma il metodo resta lo stesso: chiarezza, puntualità e documentazione. Con un accordo ben scritto si evita che le ultime settimane di rapporto si trasformino in un contenzioso e si consegna a entrambe le parti la certezza di aver fatto le cose per bene, a tutela del patrimonio e delle relazioni.

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